Teniendo presentes las diferencias entre capacitación y desarrollo, nos centraremos en la capacitación al ser un proceso macro dirigido a todos los trabajadores en una empresa. Este proceso sistemático está orientado a la obtención de conocimientos, desarrollo de habilidades o actitudes por parte de los empleados, en función de objetivos definidos y en relación con las características de la empresa. Por su parte, la empresa brinda capacitación para que los empleados transfieran lo aprendido al desempeño en sus cargos.
En este proceso se estructuran planes y programas de capacitación. Un Plan, es general, se hace a mediano plazo, está articulado con la filosofía y las estrategias directivas para el cumplimiento de la misión empresarial. Tiene objetivos generales e incluye uno o más programas. Es como trazar el camino para llegar a objetivos generales. Los Programas, son específicos, incluyen objetivos medibles, mediante metas que cuantifican su cumplimiento. Son los pasos del camino que tienen objetivos más pequeños.
Para diseñar planes y programas de capacitación se debe tener en cuenta tanto el contexto interno como el externo. El contexto interno abarca las ideas rectoras (filosofía), la cultura organizacional y los acuerdos entre los directivos y trabajadores. En cuanto al contexto externo, se refiere al mercado, la competencia, los potenciales clientes y la dinámica económica, política y social del entorno en donde se ubica y tiene injerencia la empresa.
Para diseñar planes y programas de capacitación, se tienen en cuenta las fases descritas en la Figura 2.
Proceso de diseño de planes y programas de capacitación.
Todo diseño comienza con la Detección o Diagnóstico de las Necesidades de Capacitación (DNC), en la cual deben identificarse tanto las necesidades manifiestas como las encubiertas. Para ello, se utilizan técnicas como observación (participante o no participante), entrevistas, encuestas a diferentes actores del proceso (trabajadores, usuarios, directivos), revisión documental, etc.
A partir del DNC se configura el plan general de capacitación estableciendo el marco legal que lo sustenta, los objetivos, el cronograma general y el alcance en cuanto a dimensiones que se afectarán con el mismo (cognoscitiva, psicomotriz, afectiva. Ver Figura 3).
Una vez aprobado el plan por los directivos de la empresa, se diseñan los programas de capacitación mediante los cuales se pretende dar solución a las necesidades detectadas en el DNC.
Una vez aprobados por las directivas, se ponen en marcha los planes de acuerdo con el cronograma establecido y se evalúa tanto el desarrollo de cada sesión como el impacto del mismo, para identificar qué cambió, si se puede replicar o si hay que hacer ajustes.
Dimensiones en un plan de capacitación.
Estas tres dimensiones (cognoscitiva, psicomotriz y afectiva) deben considerarse al estructurar planes y programas de capacitación, pues trabajar solamente una o dos de las tres no garantiza un verdadero cambio en los participantes.
Para el diseño y la implementación de los programas de capacitación, se deben definir las técnicas, que pueden ser: Juego de roles, debate dirigido, mesa redonda, lectura dirigida, discusión dirigida, estudio de caso, exposiciones, demostraciones, etc., las cuales pueden utilizarse solas o mixtas, es decir, combinando varias técnicas en una sesión. Además, debe tenerse en cuenta que actualmente existe la posibilidad de hacerlas de manera presencial o mediadas por tecnología a través de sesiones virtuales.
